SOP Penyelenggaraan UTS - UAS
SOP Penyelenggaraan UTS/UAS mengatur proses mulai penyusunan
jadwal, penugasan pengawas ujian, pembuatan dan penggandaan soal, pelaksanaan
ujian, sampai penyerahan berkas ujian kepada dosen. Manual Prosedur ini berlaku
bagi penyelanggaraan UTS/UAS di lingkungan FT Unib.
I. Ketentuan Umum
1.
Ujian Tengah Semester (UTS) merupakan ujian (evaluasi) hasil belajar mahasiswa
yang diselenggarakan di tengah semester.
2.
Ujian Akhir Semester (UAS) merupakan evaluasi studi pada akhir semester sebagaimana
ditetapkan dalam Kalender Akademik Universitas.
3.
Setiap mata kuliah di setiap Prodi wajib menyelenggarakan Ujian Akhir Semester
(UAS) pada jadwal yang dibuat oleh Akademik FT Unib. Setiap penyelenggaraan UAS
yang dilangsungkan diluar jadwal yang ditetapkan oleh Akademik FT Unib tidak
diakui sebagai UAS mata kuliah terkait.
4.
Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang terdaftar pada semester berlangsung
dan terdaftar pada mata kuliah yang diujikan.
5.
Dosen adalah dosen pengasuh mata kuliah yang dijadwalkan yang dibuat oleh
Bidang Akademik FT Unib untuk semester yang berlangsung.
6.
Pengawas adalah staf administrasi/akademik yang ditugaskan untuk mengawasi
jalannya ujian yang ditetapkan dengan SK Dekan FT Unib.
7. Ujian Susulan
adalah ujian bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian sesuai jadual yang
ditentukan karena suatu halangan yang dapat ditoleransi sesuai ketentuan yang
berlaku.
8. Ujian Remedial/
Perbaikan adalah ujian bagi mahasiswa yang diberikan karena kebijakan dosen
pengampu mata kuliah atas alasan yang diterima oleh dosen yang bersangkutan.
9.
Berkaitan dengan penyelenggaraan UTS, ia diserahkan kepada kebijakan/ kesiapan
dosen pengampu mata kuliah disesuaikan dengan jumlah tatap muka. Menurut
rentang waktu 1 semester adalah 16 minggu, UTS dapat diselenggarakan pada
minggu ke-7 atau ke-8.
II. Persiapan
1. Bagian Akademik
menyiapkan pengajuan SK Kepanitian UAS kepada Dekan
2. Bagian Akademik
menyipakan formulir kesediaan mengawas UAS
3. Pengawas
mengisi formulir kesediaan pengawas UAS
4. Bagian Akademik
menerima kesediaan mengawas UAS
5. Bagian Akademik
(c.q. Informasi Akademik) menyusun jadual UAS, dan menyerahkan jadual UAS pada
minggu ke-11 kepada Kepala Sub Bagian Akademik;
6. Kepala Sub
Bagian Akademik melakukan verifikasi (Jadual dan pengawas) dan menyerahkan
kembali kepada Bagian Informasi paling lambat 3 hari sesudahnya;
7. Bagian Informasi
melakukan perbaikan jadual ujian dan diserahkan kepada Pembantu Dekan I bidang
Akademik;
8. Pembantu Dekan
I melakukan verifikasi ulang (Jadual dan pengawas). Apabila ada perbaikan akan
dikembalikan kepada bagian akademik dan apabila sudah setuju maka dilakukan
pengesahan;
9. Jadual yang
sudah disahkan dikirim kepada dosen pengasuh dan diumumkan kepada mahasiswa
paling lambat awal minggu ke-13;
10. Bagian
Akademik menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian berdasarkan file mahasiswa
yang melakukan registrasi (peserta kuliah). Serta menyiapkan Kartu Peserta UAS.
11. Bagian
Akademik menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin
Mengikuti Ujian bagi mahasiswa yang terlambat/tidak dapat menunjukkan Kartu Peserta
UAS dan kasus khusus lainnya.
12. Bagian
Akademik mengirimkan surat
permintaan pembuatan soal ujian kepada dosen koordinator MK terkait.
13. Dosen menyerahkan
soal ujian kepada bagian akademik paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan
ujian;
14. Bagian
Akademik melakukan penggandaan soal berdasarkan Jadual dan Rekapitulasi Peserta
Ujian 2 (dua) hari sebelum ujian dimulai
15. Bagian
Akademik melakukan koordinasi dengan Subag Umum untuk menyiapkan sarana-sarana
dan ruangan ujian yang diperlukan
16.
Paling lambat 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU/Pembantu Dekan II mengadakan
rapat koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Kasubag terkait.
III.
Pelaksanaan UAS
1. Dosen
diwajibkan ikut hadir di dalam pelaksanaan Ujian mata kuliah yang diampunya;
2.
Mahasiswa peserta ujian diwajibkan mengikuti ujian sesuai dengan peraturan yang
berlaku (membawa Kartu Peserta UAS, tidak boleh memakai kaos dan sandal);
3.
Mahasiswa yang datang setelah 30 menit ujian berlangsung, tidak diperkenankan
mengikuti ujian;
4.
Mahasiswa yang hadir setelah 15 menit dan sebelum 30 menit wajib menyerahkan
surat pengantar, dan waktu ujian dihitung sesuai dengan waktu yang berlaku;
5.
Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti ujian karena sesuatu hal (sakit) bisa
mengikuti ujian susulan paling lambat 10 hari setelah ujian berakhir dengan
membawa surat
pengantar dari Pembantu Dekan I;
6.
Mahasiswa bisa mengurus surat
pengantar kepada PD I dengan membawa Surat Keterangan Dokter (untuk yang sakit)
dan Surat Keterangan Kematian (untuk yang orang tuanya meninggal);
7.
Kasubag Akademik/Staf menyiapkan Daftar Hadir Peserta dan Nilai ujian, soal
ujian dan formulir berita acara Pelaksanaan Ujian beserta perlengkapan ujian
lainnya untuk diserahkan kepada para pengawas ujian
8.
Petugas subag akademik menyerahkan soal beserta perangkat ujian (Daftar Hadir Peserta,
kertas jawaban dan formulir Berita Acara Pelaksaan UAS) kepada para pengawas ujian.
9.
Pengawas ujian melaksanakan dan mengawasi jalannya ujian sesuai jadwal.
10. Pengawas menyusun lembar jawaban sesuai nomor urut Daftar
Hadir (nomor kecil di atas dan nomor besar di bawah) serta menyerahkan lembar
jawaban beserta berita acara pelaksanaan ujian berserta bukti-bukti (bila ada,
seperti bukti pelanggaran ujian/contekan, bukti izin mengikuti ujian untuk
kasus khusus, dan sebagainya) kepada petugas Subag Akademik dan mengisi buku
Penyerahan Lembar/Berkas Ujian
IV. Penyerahan
hasil UAS
1. Petugas Subag
Akademik melakukan verifikasi berkas jawaban melalui pencocokan lembar jawaban
dengan daftar hadir mahasiswa dan menyiapkan lembar jawaban ke dalam
amplop-amplop untuk dikirimkan kepada dosen penguji masing-masing
2. Petugas
ekspedisi mengirimkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen penguji
dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian.
3. Dosen menerima
berkas jawaban ujian.
V.
Penyelenggaraan Ujian Susulan UAS
1. Mahasiswa dapat
mengajukan permohonan ujian susulan kepada Pembantu Dekan I, selambat-lambatnya
dalam waktu 3 hari setelah pelaksanaan ujian MK yang bersangkutan, dengan
melampirkan alasan ketidak-hadirannya dalam ujian.
2. Alasan
ketidak-hadiran dalam ujian yang dapat diterima adalah: a) sakit (dilampiri surat dokter), b) orang-tua atau saudara kandung meninggal
dunia (dilampiri surat keterangan kematian); c)
sebab-sebab lain (dilampiri surat
keterangan dari pemerintahan setempat/ kepolisian) yang disetujui Dosen PA atau
Pimpinan Fakultas.
3. Pembantu Dekan
I membuat surat
ijin mengadakan ujian susulan kepada dosen pengasuh MK.
4. Mahasiswa wajib
secepatnya mengurus pelaksanaan ujian susulan kepada dosen ybs, dengan
menyertakan surat
keterangan PD I, serta fotocopy bukti alasan ketidak-hadiran dalam ujian.
5. Dosen mengadakan ujian susulan selambat-lambatnya 5 hari
setelah tanggal dikeluarkannya surat
ijin ujian susulan oleh PD I.
VI. Tata Tertib
Peserta UAS di Ruang Ujian
1. Peserta Ujian
datang ke ruang ujian 10 menit lebih awal dari waktu ujian dimulai
2. Peserta Ujian
dapat memasuki / mengambil tempat duduk dalam ruang ujian apabila:
2.a. Dapat
menunjukkan kartu Peserta UAS
2.b. Telah
menon-aktifkan HP
2.c. Telah
meletakan barang bawaan selain alat tulis / alat hitung yang diizinkan
3. Peserta Ujian
dilarang
3.a. Mengaktifkan
HP.
3.b. Meminjamkan
alat-alat tulis kepada sesama peserta ujian
3.c. Meminjamkan
catatan (untuk sifat ujian boleh buka catatan)
3.d. Menimbulkan
sebab kegaduhan apakah dengan suara maupun dengan isyarat
3.e. Memberi
jawaban/ contekan.
4. Sanksi
pelanggaran terhadap larangan di atas:
4.a. Melanggar
larangan 3.a sampai dengan 3.d pertama kali dikenai teguran pertama oleh
Pengawas. Bila terulang kedua kali, dikeluarkan dari ruang ujian.
4.b. melanggar
larangan 3.e peserta langsung dikeluarkan dari ruang ujian dan dosen dapat
memberi sanksi skors melarang mahasiswa pelaku pencontekan tidak ikut UTS dan UAS pada mata kuliah yang sama berikutnya.
5. Peserta Ujian
dapat membatalkan keterdaftaran di suatu mata kuliah dengan mengundurkan diri
dari ujian dengan memberi laporan secara lisan kepada Pengawas Ujian lalu
Pengawas Ujian mencatat dan Mahasiswa menanda-tangani. Dengan demikian, mata
kuliah tersebut dihilangkan dari transkrip semesternya.
VII. Tata
Tertib Pengawas UAS
Pengawas Ujian
terdiri dari Pengawas Ruang dan Pengawas Umum
A. Pengawas ruang sudah
siap 15 menit di ruang ujian sebelum waktu ujian tiba untuk melakukan:
1) memeriksa
kesiapan ruang ujian; mengatur/menentukan peta tempat duduk dan nomornya;
2) mempersilahkan
peserta ujian memasuki ruang dengan menunjukkan Kartu Peserta UAS dan meletakan
tas dan bawaan yang tidak diizinkan di bagian depan;
3) memeriksa dan
memastikan setiap peserta UN hanya membawa pena, pensil, penghapus, penajam
pensil, penggaris dan alat Bantu yang diizinkan yang akan dipergunakan ke
tempat duduk masing-masing;
4) membuka amplop
soal ujian di depan peserta;
5) membacakan tata
tertib ujian;
6) membacakan
sifat ujian (boleh membuka catatan atau tidak);
7) membacakan lama
waktu ujian;
8) memberitahukan
nomor urut tempat duduk agar ditulis di pojok kanan atas lembar jawaban;
9) membagi soal
ujian dengan secara terbalik dan lembar jawaban;
10) menentukan
waktu mulai ujian;
11) mengedarkan
dan memastikan setiap peserta ujian mengisi daftar kehadiran;
12) memberi tahu
keberlangsungan waktu ujian per 15 menit demi 15 menit di papan tulis.
B. Selama ujian berlangsung,
pengawas ruang wajib:
1) menjaga ketertiban dan
ketenangan suasana sekitar ruang ujian;
2) memberi peringatan dan sanksi
kepada peserta yang melakukan kecurangan;
3) melarang orang
memasuki ruang selain peserta ujian.
C. Pengawas ruang dilarang merokok di ruang ujian, memberi
isyarat, petunjuk, dan bantuan apapun kepada peserta berkaitan dengan jawaban
dari soal yang diujikan.
D. Lima menit sebelum waktu ujian selesai, pengawas ruang
memberi peringatan kepada peserta ujian bahwa waktu tinggal lima menit.
E. Setelah waktu ujian selesai,
pengawas ruang:
1) mempersilakan peserta untuk
berhenti mengerjakan soal;
2) mempersilakan peserta
meletakkan naskah soal dan lembar jawaban di atas meja dengan rapi;
3) mengumpulkan lembar jawaban
dan naskah soal;
4) menghitung jumlah lembar
jawaban sama dengan jumlah peserta;
5) mempersilakan peserta
meninggalkan ruang ujian;
6) menyusun secara urut lembar
jawaban menurut nomor tempat duduk peserta dan memasukkannya ke dalam amplop
disertai dengan satu lembar daftar hadir peserta, satu lembar berita acara
pelaksanaan, satu lembar peta/denah tempat duduk peserta dengan nomornya, ditutup dan ditandatangani oleh pengawas di dalam ruang ujian;
F. Pengawas ruang menyerahkan
amplop LJ yang sudah ditutup dan ditandatangani, serta naskah soal kepada Bidang
Akademik.
G. Pengawas umum wajib memonitor
dan mengawasi terlaksananya ujian di ruang ujian agar berjalan tertib sesuai
dengan jadwal dan ketentuan. Apabila terjadi pelanggaran baik oleh peserta
maupun oleh pengawas ruang maka Pengawas Umum membuat berita acara dan
melaporkannya sesuai dengan tata tertib ujian.
H. Pengawas umum sudah mengatur tata letak tempat duduk peserta ujian, denah/ peta dan masing-masing nomornya.