SOP Penyelenggaraan UTS/UAS

SOP Penyelenggaraan UTS - UAS

SOP Penyelenggaraan UTS/UAS mengatur proses mulai penyusunan jadwal, penugasan pengawas ujian, pembuatan dan penggandaan soal, pelaksanaan ujian, sampai penyerahan berkas ujian kepada dosen. Manual Prosedur ini berlaku bagi penyelanggaraan UTS/UAS di lingkungan FT Unib.

I. Ketentuan Umum

1. Ujian Tengah Semester (UTS) merupakan ujian (evaluasi) hasil belajar mahasiswa yang diselenggarakan di tengah semester.

2. Ujian Akhir Semester (UAS) merupakan evaluasi studi pada akhir semester sebagaimana ditetapkan dalam Kalender Akademik Universitas.

3. Setiap mata kuliah di setiap Prodi wajib menyelenggarakan Ujian Akhir Semester (UAS) pada jadwal yang dibuat oleh Akademik FT Unib. Setiap penyelenggaraan UAS yang dilangsungkan diluar jadwal yang ditetapkan oleh Akademik FT Unib tidak diakui sebagai UAS mata kuliah terkait.

4. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang terdaftar pada semester berlangsung dan terdaftar pada mata kuliah yang diujikan.

5. Dosen adalah dosen pengasuh mata kuliah yang dijadwalkan yang dibuat oleh Bidang Akademik FT Unib untuk semester yang berlangsung.

6. Pengawas adalah staf administrasi/akademik yang ditugaskan untuk mengawasi jalannya ujian yang ditetapkan dengan SK Dekan FT Unib.

7. Ujian Susulan adalah ujian bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian sesuai jadual yang ditentukan karena suatu halangan yang dapat ditoleransi sesuai ketentuan yang berlaku.

8. Ujian Remedial/ Perbaikan adalah ujian bagi mahasiswa yang diberikan karena kebijakan dosen pengampu mata kuliah atas alasan yang diterima oleh dosen yang bersangkutan.

9. Berkaitan dengan penyelenggaraan UTS, ia diserahkan kepada kebijakan/ kesiapan dosen pengampu mata kuliah disesuaikan dengan jumlah tatap muka. Menurut rentang waktu 1 semester adalah 16 minggu, UTS dapat diselenggarakan pada minggu ke-7 atau ke-8.

II. Persiapan

1. Bagian Akademik menyiapkan pengajuan SK Kepanitian UAS kepada Dekan

2. Bagian Akademik menyipakan formulir kesediaan mengawas UAS

3. Pengawas mengisi formulir kesediaan pengawas UAS

4. Bagian Akademik menerima kesediaan mengawas UAS

5. Bagian Akademik (c.q. Informasi Akademik) menyusun jadual UAS, dan menyerahkan jadual UAS pada minggu ke-11 kepada Kepala Sub Bagian Akademik;

6. Kepala Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi (Jadual dan pengawas) dan menyerahkan kembali kepada Bagian Informasi paling lambat 3 hari sesudahnya;

7. Bagian Informasi melakukan perbaikan jadual ujian dan diserahkan kepada Pembantu Dekan I bidang Akademik;

8. Pembantu Dekan I melakukan verifikasi ulang (Jadual dan pengawas). Apabila ada perbaikan akan dikembalikan kepada bagian akademik dan apabila sudah setuju maka dilakukan pengesahan;

9. Jadual yang sudah disahkan dikirim kepada dosen pengasuh dan diumumkan kepada mahasiswa paling lambat awal minggu ke-13;

10. Bagian Akademik menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian berdasarkan file mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah). Serta menyiapkan Kartu Peserta UAS.

11. Bagian Akademik menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin Mengikuti Ujian bagi mahasiswa yang terlambat/tidak dapat menunjukkan Kartu Peserta UAS dan kasus khusus lainnya.

12. Bagian Akademik mengirimkan surat permintaan pembuatan soal ujian kepada dosen koordinator MK terkait.

13. Dosen menyerahkan soal ujian kepada bagian akademik paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan ujian;

14. Bagian Akademik melakukan penggandaan soal berdasarkan Jadual dan Rekapitulasi Peserta Ujian 2 (dua) hari sebelum ujian dimulai

15. Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Subag Umum untuk menyiapkan sarana-sarana dan ruangan ujian yang diperlukan

16. Paling lambat 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU/Pembantu Dekan II mengadakan rapat koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Kasubag terkait.

III. Pelaksanaan UAS

1. Dosen diwajibkan ikut hadir di dalam pelaksanaan Ujian mata kuliah yang diampunya;

2. Mahasiswa peserta ujian diwajibkan mengikuti ujian sesuai dengan peraturan yang berlaku (membawa Kartu Peserta UAS, tidak boleh memakai kaos dan sandal);

3. Mahasiswa yang datang setelah 30 menit ujian berlangsung, tidak diperkenankan mengikuti ujian;

4. Mahasiswa yang hadir setelah 15 menit dan sebelum 30 menit wajib menyerahkan surat pengantar, dan waktu ujian dihitung sesuai dengan waktu yang berlaku;

5. Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti ujian karena sesuatu hal (sakit) bisa mengikuti ujian susulan paling lambat 10 hari setelah ujian berakhir dengan membawa surat pengantar dari Pembantu Dekan I;

6. Mahasiswa bisa mengurus surat pengantar kepada PD I dengan membawa Surat Keterangan Dokter (untuk yang sakit) dan Surat Keterangan Kematian (untuk yang orang tuanya meninggal);

7. Kasubag Akademik/Staf menyiapkan Daftar Hadir Peserta dan Nilai ujian, soal ujian dan formulir berita acara Pelaksanaan Ujian beserta perlengkapan ujian lainnya untuk diserahkan kepada para pengawas ujian

8. Petugas subag akademik menyerahkan soal beserta perangkat ujian (Daftar Hadir Peserta, kertas jawaban dan formulir Berita Acara Pelaksaan UAS) kepada para pengawas ujian.

9. Pengawas ujian melaksanakan dan mengawasi jalannya ujian sesuai jadwal.

10. Pengawas menyusun lembar jawaban sesuai nomor urut Daftar Hadir (nomor kecil di atas dan nomor besar di bawah) serta menyerahkan lembar jawaban beserta berita acara pelaksanaan ujian berserta bukti-bukti (bila ada, seperti bukti pelanggaran ujian/contekan, bukti izin mengikuti ujian untuk kasus khusus, dan sebagainya) kepada petugas Subag Akademik dan mengisi buku Penyerahan Lembar/Berkas Ujian

IV. Penyerahan hasil UAS

1. Petugas Subag Akademik melakukan verifikasi berkas jawaban melalui pencocokan lembar jawaban dengan daftar hadir mahasiswa dan menyiapkan lembar jawaban ke dalam amplop-amplop untuk dikirimkan kepada dosen penguji masing-masing

2. Petugas ekspedisi mengirimkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen penguji dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian.

3. Dosen menerima berkas jawaban ujian.

V. Penyelenggaraan Ujian Susulan UAS

1. Mahasiswa dapat mengajukan permohonan ujian susulan kepada Pembantu Dekan I, selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah pelaksanaan ujian MK yang bersangkutan, dengan melampirkan alasan ketidak-hadirannya dalam ujian.

2. Alasan ketidak-hadiran dalam ujian yang dapat diterima adalah: a) sakit (dilampiri surat dokter), b) orang-tua atau saudara kandung meninggal dunia (dilampiri surat keterangan kematian); c) sebab-sebab lain (dilampiri surat keterangan dari pemerintahan setempat/ kepolisian) yang disetujui Dosen PA atau Pimpinan Fakultas.

3. Pembantu Dekan I membuat surat ijin mengadakan ujian susulan kepada dosen pengasuh MK.

4. Mahasiswa wajib secepatnya mengurus pelaksanaan ujian susulan kepada dosen ybs, dengan menyertakan surat keterangan PD I, serta fotocopy bukti alasan ketidak-hadiran dalam ujian.

5. Dosen mengadakan ujian susulan selambat-lambatnya 5 hari setelah tanggal dikeluarkannya surat ijin ujian susulan oleh PD I.

VI. Tata Tertib Peserta UAS di Ruang Ujian

1. Peserta Ujian datang ke ruang ujian 10 menit lebih awal dari waktu ujian dimulai

2. Peserta Ujian dapat memasuki / mengambil tempat duduk dalam ruang ujian apabila:

2.a. Dapat menunjukkan kartu Peserta UAS

2.b. Telah menon-aktifkan HP

2.c. Telah meletakan barang bawaan selain alat tulis / alat hitung yang diizinkan

3. Peserta Ujian dilarang

3.a. Mengaktifkan HP.

3.b. Meminjamkan alat-alat tulis kepada sesama peserta ujian

3.c. Meminjamkan catatan (untuk sifat ujian boleh buka catatan)

3.d. Menimbulkan sebab kegaduhan apakah dengan suara maupun dengan isyarat

3.e. Memberi jawaban/ contekan.

4. Sanksi pelanggaran terhadap larangan di atas:

4.a. Melanggar larangan 3.a sampai dengan 3.d pertama kali dikenai teguran pertama oleh Pengawas. Bila terulang kedua kali, dikeluarkan dari ruang ujian.

4.b. melanggar larangan 3.e peserta langsung dikeluarkan dari ruang ujian dan dosen dapat memberi sanksi skors melarang mahasiswa pelaku pencontekan tidak ikut UTS dan UAS pada mata kuliah yang sama berikutnya.

5. Peserta Ujian dapat membatalkan keterdaftaran di suatu mata kuliah dengan mengundurkan diri dari ujian dengan memberi laporan secara lisan kepada Pengawas Ujian lalu Pengawas Ujian mencatat dan Mahasiswa menanda-tangani. Dengan demikian, mata kuliah tersebut dihilangkan dari transkrip semesternya.

VII. Tata Tertib Pengawas UAS

Pengawas Ujian terdiri dari Pengawas Ruang dan Pengawas Umum

A. Pengawas ruang sudah siap 15 menit di ruang ujian sebelum waktu ujian tiba untuk melakukan:

1) memeriksa kesiapan ruang ujian; mengatur/menentukan peta tempat duduk dan nomornya;

2) mempersilahkan peserta ujian memasuki ruang dengan menunjukkan Kartu Peserta UAS dan meletakan tas dan bawaan yang tidak diizinkan di bagian depan;

3) memeriksa dan memastikan setiap peserta UN hanya membawa pena, pensil, penghapus, penajam pensil, penggaris dan alat Bantu yang diizinkan yang akan dipergunakan ke tempat duduk masing-masing;

4) membuka amplop soal ujian di depan peserta;

5) membacakan tata tertib ujian;

6) membacakan sifat ujian (boleh membuka catatan atau tidak);

7) membacakan lama waktu ujian;

8) memberitahukan nomor urut tempat duduk agar ditulis di pojok kanan atas lembar jawaban;

9) membagi soal ujian dengan secara terbalik dan lembar jawaban;

10) menentukan waktu mulai ujian;

11) mengedarkan dan memastikan setiap peserta ujian mengisi daftar kehadiran;

12) memberi tahu keberlangsungan waktu ujian per 15 menit demi 15 menit di papan tulis.

B. Selama ujian berlangsung, pengawas ruang wajib:

1) menjaga ketertiban dan ketenangan suasana sekitar ruang ujian;

2) memberi peringatan dan sanksi kepada peserta yang melakukan kecurangan;

3) melarang orang memasuki ruang selain peserta ujian.

C. Pengawas ruang dilarang merokok di ruang ujian, memberi isyarat, petunjuk, dan bantuan apapun kepada peserta berkaitan dengan jawaban dari soal yang diujikan.

D. Lima menit sebelum waktu ujian selesai, pengawas ruang memberi peringatan kepada peserta ujian bahwa waktu tinggal lima menit.

E. Setelah waktu ujian selesai, pengawas ruang:

1) mempersilakan peserta untuk berhenti mengerjakan soal;

2) mempersilakan peserta meletakkan naskah soal dan lembar jawaban di atas meja dengan rapi;

3) mengumpulkan lembar jawaban dan naskah soal;

4) menghitung jumlah lembar jawaban sama dengan jumlah peserta;

5) mempersilakan peserta meninggalkan ruang ujian;

6) menyusun secara urut lembar jawaban menurut nomor tempat duduk peserta dan memasukkannya ke dalam amplop disertai dengan satu lembar daftar hadir peserta, satu lembar berita acara pelaksanaan, satu lembar peta/denah tempat duduk peserta dengan nomornya, ditutup dan ditandatangani oleh pengawas di dalam ruang ujian;

F. Pengawas ruang menyerahkan amplop LJ yang sudah ditutup dan ditandatangani, serta naskah soal kepada Bidang Akademik.

G. Pengawas umum wajib memonitor dan mengawasi terlaksananya ujian di ruang ujian agar berjalan tertib sesuai dengan jadwal dan ketentuan. Apabila terjadi pelanggaran baik oleh peserta maupun oleh pengawas ruang maka Pengawas Umum membuat berita acara dan melaporkannya sesuai dengan tata tertib ujian. 




H. Pengawas umum sudah mengatur tata letak tempat duduk peserta ujian, denah/ peta dan masing-masing nomornya.